Introducere in Pivot Table

Buna,

Astazi vreau sa intram in lumea Pivot Table. Dar pentru ca este un subiect foarte amplu, am ales ca in acest articol sa raspund la cateva intrebari de baza pentru acest instrument.

Ce reprezinta un Pivot Table?

 

 

Un Pivot Table este un instrument prin care un set de date poate fi sumarizat si analizat. Acest instrument ofera user-ului posibilitatea de a creea o vizualizare interactiva asupra unei baza de date.

Prin Pivot Table, un volum mare de date este sumarizat cu usurinta in functie de diverse categorii, pentru a fi transformat in informatii semnificative. In plus, cu acest instrument se pot efectua o varientate mare de calcule intr-un timp foarte scurt.

Cand ar trebui sa folosesti un Pivot Table?

Functia Pivot Table  poate fi folosit in diverse situatii, dar cele mai comune sunt urmatoarele:

• Pentru sumarizarea unui set mare de date intr-o forma mai compacta;
• Pentru gasirea de relatii in cadrul datelor;
• Pentru extragerea unei liste de valori unice pentru o coloana din setul de date;
• Pentru filtrarea, sortarea si detalierea datelor la nivelul dorit fara a fi nevoie sa scrii formule sau macro-uri;
• Pentru organizarea datelor intr-un format pentru care este mai usor sa generezi un grafic.

Componentele unui Pivot Table?

Instrumentul Pivot Table nu ar putea avea functionalitatile pentru care este folosit, daca nu ar avea componentele foarte bine definite. De aceea, pentru a intelege acest instrument trebuie sa trecem prin cele patru componente ale sale:

• Value Area este variabila pe care valorile vor fi sumarizate. Acest camp trebuie sa includa cel putin o coloana din setul de date, iar in raportari complexe include multiple sumarizari. 

• Row Area este zona care contine variabilele in functie de care informatiile sunt grupate pe randuri. Prin adaugarea unei coloane din setul de date in aceasta zona, in Pivot Table vor fi afisate valorile unice ale respectivei coloane. 

•  ColumnArea - aceasta zona contine variabilele in functie de care informatiile sunt grupate pe coloane. Column area este ideala pentru afisarea trendurilor. In aceasta zona pot fi adaugate campuri ca urmatoarele: Luna, Perioada, An.

• Report Filter Area reprezinta o zona optionala care poate fi folosita pentru adaugarea campurilor din setul de date cu ajutorul carora informatiile din Pivot Table pot fi filtrate. 

 Crearea unui Pivot Table

In exemplul de azi, vreau sa generam un Pivot Table prin care se centralizeaza veniturile dintr-o perioada pe fiecare tip de produs.

• Selectati bazei de date - Selectati tabelul de date pe care se doreste generarea unui Pivot Table. In  exemplul nostru, folosim un tabel care contine vanzarile inregistrate pe un client, industrie, regiune si produs.
• Din bara de meniu, selectati optiunea Pivot Table - In bara de meniu, selectati tab-ul Insert si apoi selectati optiunea Pivot Table.

•  Selectati celula de unde va incepe Pivot Table -  Dupa selectarea optiunii Pivot Table se va deschide o fereastra in care poate fi specificata celula de unde sa inceapa raportul. Se poate folosi si optiunea New worksheet si Pivot Table-ul va fi generat intr-un nou sheet.

• Alegerea campurilor care vor fi sumarizate -  Interfata pentru raportul Pivot Table este foarte intuitiva si functioneaza pe principiul drag and drop. Pentru generarea raportului trebuie sa faceti drag and drop campurilor dorite in fiecare componeneta a Pivot Table-ului. Pentru exemplul nostru vom pune coloana Product in Row Area si coloana Actual Revenue ($000) in Value Area.

Rezultatul pasilor de mai sus este urmatorul Pivot Table:

Daca doriti sa intelegeti mai bine exemplul din acest articol, puteti downloada fisierul de lucru de la urmatorul link: Pivot Table.xlsx.

Impartaseste experientele tale legate de folosirea Pivot Table

Foloseste comentariile pentru a impartasi cu noi cum folosesti acest instrumen.