Cea mai simpla modalitatea de elimarea duplicatelor dintr-un tabel

 Buna,

Am revenit dupa o lunga pauza, cu un nou aspect al blogului si cu promisiunea de a mentine site-ul activ. Mi-am facut o lista cu ce as vrea sa va mai scriu. Subiecte sunt, doar timpul e problema. Va pregatesc si o surpriza dar mai multe despre ea in urmatorul articol.

O data cu Excel 2007 a fost introdusa optiunea Remove Duplicates pe care eu o ador si care este foarte folositoare. Am ramas foarte surprinsa sa aflu ca nu foarte multe lume stie de ea.

Ce face Remove Duplicates? Iti da posibilitatea sa elimini toate valorile care se regasesc de doua sau mai multe ori intr-un tabel. Asta doar cu doua click-uri.
 

6 pasi pentru formatarea mai buna a graficelor

Buna,

Asa cum v-am promis, am revenit cat de repede am putut cu un articol practic legat de Data visualization. Cum spune si titlul vom trece prin 6 pasi care tin de formatare, pentru a ajunge la grafice mai bune.

"Mai bune" suna subiectiv si pentru mine aceasta expresie inseamna mai bune din punct de vedere vizual, adica mai frumoase. Am ales acest subiect pentru ca eu aplic de ceva vreme acesti pasi si persoanele care primesc rapoartele mele sunt foarte multumite.

Inainte de a trece la treaba as vrea sa clarific urmatorul aspect: desi Data visualization duce foarte mult cu gandul la vizual, de fapt acesta reprezinta doar o parte dintr-un intreg.

Generarea graficului

Pentru exemplul de azi am folosit un tabel in care avem vanzarile din fiecare luna pentru anul
2011. Folosind acest tabel am generat un grafic de tip coloane care sa arate evoluatia vanzarilor in cursul anului. Pentru grafic am folosit formatarea standard pe care o pune la dispozitie Excel-ul. In plus, ca sa pot demonstra utilitatea pasilor am folosit Excel 2003 care sta mult mai prost la capitolul formatare ca Excel 2007 si 2010.

1. Stergerea fundalului

Apasati click stanga pe fundalul graficului si apasati tasta delete. De ce e mai bine fara fundal? Pentru ca astfel graficul ramane cu un background alb, iar nonculoarea alb ofera cel mai bun contrast si ajuta foarte mult la transmiterea mesajului dorit.

Tips & Tricks - Cum sa nu printezi o poza din excel?

Buna,

Saptaman trecuta nu am mai avut timp sa postez nimic desi vroiam sa va impartasesc acest indiciu inca de atunci.

Poate va intrebati de ce este nevoie sa nu se printeze imaginile sau alte obiecte din Excel. Eu va pot da doua motive: micsorarea timpului de printare si economisirea cartusului de cerneala (:P).

Eu am avut nevoie pentru un fisier care se foloseste de catre colegii mei, dar ei aveau nevoie doar de anumite informatii din fisier. A printa tot felul de imagini, folosite ca linkuri intre pagini, nu prea avea sens.

Varianta 1

1. Selectati tab-ul Page Layout;
2. In sectiunea Sheet Options, apasam butonul care deschide fereastra Page Setup;
3. In tab-ul Sheet al ferestrei care se deschide, bifati optiunea Draft Quality.

Tips & Tricks - Top 5 scurtaturi pe care le folosesc cel mai des

Buna,

Va spuneam data trecuta ca vreau sa luam o pauza de la Advanced filter si sa vorbim putin de scurtaturi. Aproape orice are o scurtatura in Excel, si daca nu are poti face un macro pentru el :D. Trebuie sa recunosc ca eu nu folosesc cine stie ce scurtaturi dificile. Asa ca in continuare o sa va prezint 5 scurtaturi pe care le folosesc aproape zilnic.

Inainte de top, trebuie neaparat sa va aduc aminte de CTRL + S. Din propria experienta, va pot spune ca e foarte naspa sa lucrezi cu orele la cine stie ce fisier complicat si sa pice curentul sau sa se blocheze excelul. Asa ca mai bine apasati CTRL + S din cand in cand.

1. F2 - Editarea unei celule

Sunt sigura ca o folositi. Apasand F2  se poate edita celula activa, punctul de inserare fiind introdus la sfarsitul continutului din celula. Cand editarea in celula este inactiva, punctul de inserare se activeaza in bara de formule.

Nota: SHIFT+F2 se poate edita comentariul unei celule.

2. F4 - Modificarea referintei unei celule in editarea formulelor

In timp ce este scrisa sau editata o formula, se poate folosi F4 pentru a schimba referinta unei celulei pe care cursorul este activ. Apasand F4, excel schimba referinta unei celula intre relativa A2, absoluta $A$2, coloana relativa - rand absolut A$2 si coloana absoluta - rand relativ $A2.

Nota: CTRL+F4 se inchide fisierul selectat.

3. F3 - Afisarea Named Range-urilor definite

Tot mai des folosesc fisiere in care definesc multe Named Range-uri si imi este foarte greu sa imi amintesc denumirile lor cand scriu o formula. Scurtatura F3 am descoperit-o varea trecuta si de atunci o folosesc mereu. Apasand F3 vei obtine lista cu toate numele definite. Selecteaza unul din lista si va fi adaugat in locul unde este cursorul. Puteti sa il folositi in fomule, conditional formating, data validation etc.

Nota: SHIFT+F3 deschide caseta generala de inserarea a formulelor.

4. CTRL + D - Copierea continutului celulei de mai sus

CTRL+D este utilizata pentru a accesa comanda fill down, care copiaza continutul si formatul celulei de mai sus in celula sau celulele selectate.

Nota: CTRL+R utilizeaza comanda fill right pentru a copia continutul si formatul celuleli din stanga a celului sau celulelor selectate.

5. CTRL + C - Copierea continutului unei celule

CTRL+C este una din cele mai folosite scurtaturi in Windows.  In Office, Un CTRL+C urmat de un alt CTRL+C deschide fereastra Microsoft Office Clipboard. Este posibil, sa nu aveti activata aceasta optiune. In cadrul setariilor pentru clipboard se realizeaza activarea acestei scurtaturi.

Nota: CTRL+V insereaza continutul din Clipboard in punctul de inserare si inlocuieste orice selectie. Aceasta optiune este disponibila numai dupa ce s-a decupat sau copiat un text, obiect sau continutul unei celule.

         CTRL+X decupeaza celulele selectate.

He he primul articol fara nici o poza :D.

Va invit si pe voi sa ne impartasiti scurtaturile pe care le folositi cel mai des. Daca nu ati folositi scurtaturi pana acum acest articol este un prim pas spre a va obisnui cu cateva din cele mai folositoare scurtaturi.

Tips & Tricks - Cum facem unhide la prima coloana/primul rand?

Buna,

Astazi vin in ajutorul vostru cu un mic pont despre cum facem sa apara coloana A sau randul 1 dupe ce a fost ascuns. Un prienten mi-a povestit, de curand, ca a intampinat greutati cu aceasta problema. Pana la urma a gasit un raspuns pe net dar mie mi s-a parut ceva foarte complicat pentru un lucru atat de simplu. Astazi vreau sa va prezint ambele variante.

Metoda 1

Dupa ce am ascuns prima coloana sau primul rand dintr-un sheet, selectam coloana B sau randul 2 si tinand mouse-ul apasat, mutam cursorul spre dreapta, respectiv stanga pana cand apare 2C sau 2R deasupra selectiei. 2C sau 2R inseamna cate coloane, respectiv randuri sunt selectate. Apoi apasam click dreapta undeva in coloana B sau randul 2 si selectam Unhide.