Introducere in Data Validation

Buna,

In cadrul  celui de-al doilea modul al cursului Dashboards am vorbit si despre optiunea Data Validation. In mare parte, aceasta optiune este folosita pentru a crea o lista derulanta de elemente intr-o celula.

De fapt optiunea are si alte intrebuintari foarte folositoare. Despre aceasta parte vreau sa vorbim in articolul de azi.

Ce este optiunea Data Validation?

Data Validation este o optiune Excel care permite definirea unor restrictii asupra informatiilor si datelor introduse intr-o celula. Impreuna cu aceasta optiune, poti configura diverse mesaje care sa informeze user-ul atunci cand introduce date invalide. De asemenea, se pot configura mesaje info care sunt afisate atunci cand se selecteaza o celula care contine o regula Data Validation .

Exista trei moduri in care Data Validation poate fi folosita:

• crearea unei liste derulante de elemente intr-o celula;
• crearea unor restricii pentru datele introduse in celula, de ex. utilizarea unui interval numeric sau folosirea doar a numerelor intregi;
• crearea unor reguli personalizate pentru datele care pot fi introduse.

Cateva vorbe despre Data visualization

Buna,

A trecut o luna jumatate de cand v-am scris ultima oara. In acest timp am fost in concediu, am murit de cald :D, am terminat si lansat un site la care am lucrat si cand aveam un pic de timp am preferat sa lenevesc.

Am vrut sa scriu despre site-ul la care am lucrat pentru ca sunt mandra de rezultatul final si vroiam sa impartasesc cu voi povestea proiectului. Dar pentru ca am lipsit atat de mult o sa va scriu azi despre conceptul de Data visualization.

Ce este Data visualization?

M-am lovit de acest concept cam acum un an dar nu am apucat niciodata sa il studiez prea in detaliu. Am prins principalele idei dar cam atat. Intre timp m-am documentat, iar acum vreau sa va impartasesc si voua ce am aflat.

Data visualization este conceptul de reprezentare vizuala a datelor, prin care managerii si alte persoane interesate pot "vedea"informatia, pentru a intelege mai bine informatiile in contextul afacerii.

Astfel, principalul scop al Data visualization este comunicarea informatiilor intr-un mod clar si eficient prin diverse mijloace grafice. Atat partea estetica cat si functionalitatile trebuie sa se imbine pentru a transmite eficient ideile dorite.

Unde folosim Data visualization?

Instrumentele folosite de Data visualization reprezinta mai mult decat clasicele diagrame si grafice din fisierele Excel. In cadrul acestui concept, informatiile si datele sunt afisate, in mod elaborat, folosind grafice gauge, harti geografice, sparklines, grafice detaliate de tip bar sau pier si multe alte.

Conceptul Data visualization este, cel mai frecvent, folosit in rapoartele de performanta si BI (business intelligence), care ofera utlizatorilor o perspectiva foarte buna asupra datelor, valorilor si indicatorilor de performanta din companie.

Eu am inceput sa folosesc unele metode in rapoartele pe care le-am conceput si o sa dedic cateva articole special pentru acest subiect.

Sper ca v-am starnit interesul pentru ca voi reveni in cateva zile cu tips and tricks pentru formatarea unui grafic si nu numai.

VBA - Filtrare Data Validation List

In aceasta vara am lucrat la un proiect in excel care mi-a testat capacitatile si datorita caruia am pornit pe calea programarii VBA. Dupa mai multe postari care au avut ca subiect diverse formule, cred ca acum este momentul potrivit pentru a va impartasi si cateva exemple cu VBA.

Am hotarat ca prima postare pe acest subiect sa fie una usoara si anume filtrarea listei create cu Data Validation. Trebuie sa va marturisesc ca eu folosesc Data Validation List in foarte multe fisiere, in general este foarta utila in cadrul formularelor care sunt folosite de catre alte persoane. Modalitatea de folosire a listei create cu Data Validation este de multe ori ingreunata de marimea mare a listei care dorim sa o afisam.

Pentru a rezolva aceasta problema putem sa reorganizam informatiile pe mai multe categorii si/sau subcategorii care sa ne ajuta sa realizam o filtrare initiala (Dependent Data Validation List). Dar nu in toate cazurile informatiile pot fi reorganizate in acest fel si pentru aceasta lucru eu am descoperit filtrarea listei cu ajutorul unui macro.

Pentru exemplul de azi am ales sa folosim o lista de clienti pe baza careia doresc sa fac o lista cu Data Validation care sa fie folosita intr-un formular (de exemplu intr-o solicitare de facturare). Pentru acest fisier avem nevoie de doua sheet-uri: Lista clienti si Formular.

Sheet-ul  Lista clienti  este un sheet ajutator in care avem lista de clienti pentru formular. Tot in acest sheet se va filtra lista de clienti pe baza a ceea ce este completat in formular.

Crearea listelor dependente - Dependent Data Validation List

In aceasta prima postare despre o functie excel, am ales sa prezint listele dependente create prin Data Validation List. Am descoperit cum se face acest lucru in urma cu 3 ani, iar cand mi s-a cerut un fisier care sa contina ceva de acest gen am zis ca este imposibil. Va puteti imagina surpriza pe care am avut-o cand am descoperit cum se face si bucuria avuta cand am realizat un fisier cu aceasta functie. Atunci mi-am dat seama ca nu folosesc excel-ul nici pe jumatate din cat as putea iar cu fiecare fisier nou creat am incercat sa descopar noi lucruri. In acest moment descoper macro-urile dar despre ele voi scrie alta data.

Exista mai multe metode prin care se pot crea listele dependente insa cea pe care o voi prezenta in continuare mi s-a parut cea mai simpla de folosit. Pentru a intelege mai bine metoda de creare a listelor am ales un exemplu in care trebuie sa alegem un departament si in functie de acest departament sa selectam un angajat din acesta.