miercuri, 3 octombrie 2012

A slicer and pivot chart walk into a bar ...

Buna,

Astazi vreau sa va inveselesc cu cateva glume despre excel si nu numai.

  •  A slicer and pivot chart walk in to a bar. The bartender says, “look at those bast*rds, walking around with out a pivot!"
  •  Once Excel, Access and Windows were bragging to each other. Excel says, “I once crashed so hard, it took 5 minutes to recover”. Access says, “Oh thats nothing. I once crashed and took down an entire database. It took them 30 minutes to recover”. Windows doesn’t say anything. Excel pokes him in the arm asks “what about you?”, Windows jolts & replies, “Sorry, what did you say? I just crashed again.”
  • If Excel Were a Car...
    It would crash two or three times per day for no apparent reason. The driver is often hurt, but the car itself receives no permanent damage. You'd just accept this fact, restart the car, and begin your trip again.
    Occasionally, your car would fail to restart after a crash, and you'd have to reinstall the engine. For some strange reason, you'd just accept this too.
    You would be forced to buy a new model every 18 months, and your old model would have no resale value. Each new model would be bigger that the previous one, require more gas, and would operate differently. Furthermore, parts from the old car would not be interchangeable with the new car.
    You could call a special phone number when you had a problem. The phone would be staffed by people who know less about your car than you do.
    There would be a special Macintosh model, powered by the sun. However, it would only run on 5 percent of the roads and require different driving skills.
    You would have to spend additional money to buy the operating manuals.
    The oil, engine, gas and alternator warning lights would be replaced by a single warning light: "This car has performed an illegal operation."
    Before engaging, the airbag system would display a message, "Are you sure?"
    Every time you looked under the hood, an obnoxious cartoon character would appear and ask if you need help. No matter how many time you refused help, it would keep appearing.
    A special feature would let you automatically record the route for a particular trip, so you could repeat the trip automatically later on. However, after repeating the trip you always end up at a different location.
  • An analyst says to a bartender: “I like my woman like I like my probabilities – normally distributed.”
  • Ongoing fight in a plane:
    Excel : We are so simple and “excel”lent at the same timel.
    PPT : Huh, We have “Power” and are always to the “Point”
    Word : Lol, No one is going to believe your “Word”, unless i say so….
Si cel mai tare:

- What is your job about?- I am transferring information from one cell to another.- Wow, you’re a genetic engineer?!- Not really, just working with Excel.



marți, 11 septembrie 2012

Cum sa trimiti automat un mail printr-o apasare de buton?


Buna,

La inceputul lunii am lucrat la un raport care trebuia trimis catre mai multe persoane, si am cautat o sintaxa VBA prin care sa trimit cate un mail la fiecare persoana folosind Thunderbird. Oricat as vrea sa va spun ca am gasit, nu se poate.

Ca sa foloseste totusi optiunea de trimitere mail prin VBA am apelat la Outlook si pentru ca multe persoane m-au intrebat cum se face, astazi va voi prezenta sintaxa pentru trimiterea mailurilor folosind Outlook.

Configurarea fisierului

Pentru exemplul de azi, nu a fost nevoie de o configurare foarte complicata. Am formatat o celula pentru adaugarea adresei de mail catre care se trimite mailul si am adaugat un buton pentru trimiterea mailului. Procedura VBA pentru trimiterea mailului am alocat-o butonului Trimite mail din fisier.











luni, 20 august 2012

Cum extragem date dintr-un tabel in functie de o conditie?

Buna,

Astazi vreau sa va impartasesc o formula pe care o folosesc ca sa extrag date dintr-un tabel in functie de o conditie. Tin sa va spun ca este o formula mai grea pentru ca se folosesc multe functii: If, Match, Index, Countif, Row, insa va invit sa urmariti logica din spatele ei pentru a vedea cum va poate ajuta.

Configurarea tabelului

Pentru a putea exemplifica cum se pot extrage date dintr-un tabel in functie de o conditie, vom folosi un tabel in care sunt centralizate vanzarile dintr-un an in functie de client si produs.




















Pentru ca aceasta formula sa functioneze corect, tabelul trebuie sortat alfabetic in functie de coloana pe care se pune conditia, in cazul nostru coloana Produs.


In alt sheet, in zona B3:C3 am creat o lista derulanta pentru a putea selecta produsul in functie de care vom extrage clientul din tabelul initial.












marți, 24 iulie 2012

6 pasi pentru formatarea mai buna a graficelor



Buna,

Asa cum v-am promis, am revenit cat de repede am putut cu un articol practic legat de Data visualization. Cum spune si titlul vom trece prin 6 pasi care tin de formatare, pentru a ajunge la grafice mai bune.

"Mai bune" suna subiectiv si pentru mine aceasta expresie inseamna mai bune din punct de vedere vizual, adica mai frumoase. Am ales acest subiect pentru ca eu aplic de ceva vreme acesti pasi si persoanele care primesc rapoartele mele sunt foarte multumite.

Inainte de a trece la treaba as vrea sa clarific urmatorul aspect: desi Data visualization duce foarte mult cu gandul la vizual, de fapt acesta reprezinta doar o parte dintr-un intreg.

Generarea graficului

Pentru exemplul de azi am folosit un tabel in care avem vanzarile din fiecare luna pentru anul
2011. Folosind acest tabel am generat un grafic de tip coloane care sa arate evoluatia vanzarilor in cursul anului. Pentru grafic am folosit formatarea standard pe care o pune la dispozitie Excel-ul. In plus, ca sa pot demonstra utilitatea pasilor am folosit Excel 2003 care sta mult mai prost la capitolul formatare ca Excel 2007 si 2010.












1. Stergerea fundalului

Apasati click stanga pe fundalul graficului si apasati tasta delete. De ce e mai bine fara fundal? Pentru ca astfel graficul ramane cu un background alb, iar nonculoarea alb ofera cel mai bun contrast si ajuta foarte mult la transmiterea mesajului dorit.











vineri, 13 iulie 2012

Cateva vorbe despre Data visualization

Buna,

A trecut o luna jumatate de cand v-am scris ultima oara. In acest timp am fost in concediu, am murit de cald :D, am terminat si lansat un site la care am lucrat si cand aveam un pic de timp am preferat sa lenevesc.

Am vrut sa scriu despre site-ul la care am lucrat pentru ca sunt mandra de rezultatul final si vroiam sa impartasesc cu voi povestea proiectului. Dar pentru ca am lipsit atat de mult o sa va scriu azi despre conceptul de Data visualization.

Ce este Data visualization?

M-am lovit de acest concept cam acum un an dar nu am apucat niciodata sa il studiez prea in detaliu. Am prins principalele idei dar cam atat. Intre timp m-am documentat, iar acum vreau sa va impartasesc si voua ce am aflat.

Data visualization este conceptul de reprezentare vizuala a datelor, prin care managerii si alte persoane interesate pot "vedea"informatia, pentru a intelege mai bine informatiile in contextul afacerii.

Astfel, principalul scop al Data visualization este comunicarea informatiilor intr-un mod clar si eficient prin diverse mijloace grafice. Atat partea estetica cat si functionalitatile trebuie sa se imbine pentru a transmite eficient ideile dorite.

Unde folosim Data visualization?

Instrumentele folosite de Data visualization reprezinta mai mult decat clasicele diagrame si grafice din fisierele Excel. In cadrul acestui concept, informatiile si datele sunt afisate, in mod elaborat, folosind grafice gauge, harti geografice, sparklines, grafice detaliate de tip bar sau pier si multe alte.



















Conceptul Data visualization este, cel mai frecvent, folosit in rapoartele de performanta si BI (business intelligence), care ofera utlizatorilor o perspectiva foarte buna asupra datelor, valorilor si indicatorilor de performanta din companie.

Eu am inceput sa folosesc unele metode in rapoartele pe care le-am conceput si o sa dedic cateva articole special pentru acest subiect.

Sper ca v-am starnit interesul pentru ca voi reveni in cateva zile cu tips and tricks pentru formatarea unui grafic si nu numai.


joi, 31 mai 2012

Functia ROW - exemplu Zebra Stripes

 Buna,

Vreau de ceva timp sa va impartasesc o functie care pe mine m-a ajutat foarte foarte mult. Este vorba de ROW.

Ce face ROW?

Functia ROW returneaza numarul randului pentru celula de referinta. Daca nu este aleasa nici o celula, functia va returna numarul randului pentru celula in care este scrisa formula.

Sintaxa functiei:

Row( reference )

Poate va gandati de ce sunt eu asa entuziasmata de aceasta functie. De multe ori, am avut nevoie, intr-o formula mai complexa, de ceva care incrementa atunci cand copiam formula in alte celule. Am reusit acest lucru cu ROW:D.

Exemplu Zebra Stripes


Cel mai bine veti vedea utilitatea acestei functii printr-un exemplu. Asa ca folosindu-ne de Conditional formatting vreau sa formatam o zona dupa urmatoarea regula:







sâmbătă, 19 mai 2012

De la challenge la o noua formula - PERCENTILE

Buna,

Am avut o saptamana mai mult decat incarcata, in care in fiecare zi regretam ca nu am apucat sa scriu nici macar un cuvant din urmatorul articol. Astazi mi-am citit mailul si hopa challenge de la Chandoo. Cum puteam sa refuz asa ceva si m-am apucat de citit, iar dupa 5 min i-am spus sotului ca pe asta chiar nu stiu sa o fac. Uitandu-ma pe solutiile date de ceilalti am dat peste Percentile.

Deci astazi in loc sa va prezint o noua formula din excel 2010 pe care am inceput sa o folosesc foarte des, va prezint una pe care nu am folosit-o in viata mea. Revenim cu cealalta formula data viitoare :D.

Provocarea

Problema pusa de Chandoo a venit din partea unui tipe din HR care lucra intr-o imensitatea de companie. In urma evaluarilor angajatilor, pe fiecare departament (700 spunea tipa) trebuia sa grupaze angajatii in functie de 5 categorii:
  1. Primii 5%
  2. Urmatorii 15%
  3. Urmatorii 65%
  4. Urmatorii 10%
  5. Ultimii 5%
Provocarea data de Chandoo consta in aplicarea optiunii Conditional formatting pe un tabel dat utilizand regulile de mai sus.



 

 

 

 

miercuri, 9 mai 2012

Tips & Tricks - Cum sa nu printezi o poza din excel?

Buna,

Saptaman trecuta nu am mai avut timp sa postez nimic desi vroiam sa va impartasesc acest indiciu inca de atunci.

Poate va intrebati de ce este nevoie sa nu se printeze imaginile sau alte obiecte din Excel. Eu va pot da doua motive: micsorarea timpului de printare si economisirea cartusului de cerneala (:P).

Eu am avut nevoie pentru un fisier care se foloseste de catre colegii mei, dar ei aveau nevoie doar de anumite informatii din fisier. A printa tot felul de imagini, folosite ca linkuri intre pagini, nu prea avea sens.

Varianta 1

  1. Selectati tab-ul Page Layout;
  2. In sectiunea Sheet Options, apasam butonul care deschide fereastra Page Setup;
  3. In tab-ul Sheet al ferestrei care se deschide, bifati optiunea Draft Quality.

























joi, 26 aprilie 2012

Provocare formula IF - Chandoo

Buna,

De dimineata am dat peste ultima provocare care a postat-o Chandoo la el pe blog, IF Formula Challenge. Desi initial prea avem chef de asa ceva, primul paragraf din articol m-a convins:


If I were to hire an data analyst, I would simply ask them to write a complex IF formula in Excel. If they can write it, the interview progresses, else, they are out. In other words,

=IF(person_can_write_big_fat_IF_formula=TRUE, proceed_with_interview, say_thanks_and_call_next_person)

If you are able to write IF formulas for any situation, then you are bound to be awesome in Excel.

Provocarea

Problema pusa de Chandoo a constat in realizarea unei formule, utilizand IF, care sa calculeze primele oferite intr-un departament in functie de urmatoarele conditii:
  • Daca procentul de absenteism este 0% se primeste 1500;
  • Daca procentul de absenteism este mai mic de 3% se primeste 1000;
  • Daca timpul de rezolvarea a unei cereri telefonice este mai mic de 500 de secunde se primeste 1000;
  • Daca timpul de rezolvarea a unei cereri primite pe fax este mai mic de 560 de secunde se primeste 1000;
  • Nota: cele doua afirmatii nu pot fi adevarate in acelasi timp.
  •  Daca angajatul primeste cel putin o recomandare, bonusul este de 1000.
  • Daca rezultatul auditului de calitate este intre 98% si 100% se primeste 1500;
  • Daca rezultatul auditului de calitate este intre 96% si 97.99% se primeste 1000;
  • Daca toate conditiile de mai sus sunt indeplinite se primeste un bonus de 5000.
 
Solutia

 
Formula pe care am scris-o este urmatoarea (atentie este lunga :D):

=IF(AND(C4=0;D4>0.98;OR(E4<500;F4<560);AND(G4<>""; G4 >= 1));5000;(IF(C4=0;1500;IF(C4<0.03;1000;0))+IF(OR(E4<500;F4<560);1000;0)+IF(AND(G4<>""; G4 >= 1);1000;0)+IF(D4>=0.98;1500;IF(D4>0.96;500;0))))

Primul IF verifica daca toate conditiile sunt adevarate in acelasi timp, daca conditia este falsa avem cate un IF pentru a verifica fiecare indicator.
 







Va invit si pe voi sa gasiti o solutie diferita de cea prezentata de mine. Puteti sa downloadati fisierul de lucru de la urmatorul link: if formula challenge.xlsx.

miercuri, 25 aprilie 2012

Introducere in Conditional Formatting - repost

Buna,

Am luat o mica pauza cu Pastele. Totusi nu am stat degeaba si in acest timp am analizat ce subiecte interesante sa va mai prezint. Tot in aceasta mini vacanta am lucrat la o noua varianta de balanta personala mai usor de customizat.

Astazi doresc sa va fac o introducere in Conditional Formatting. Folosesc foarte des aceasta optiune. Printre modificarile care au fost aduse in versiunile de Excel 2007 si 2010, cele care mi-au placut cel mai mult este usuratrs modalitatea de aplicarea a optiunii si noile tipuri de formatarea care pot fi aplicate. Despre aceste noi optiune vom discuta in alta zi.


Ce este Conditional Formatting?

Optiunea Conditional Formatting permite formatarea celulelor dintr-o zona in functie de criterii definite de utilizator. Se poate formata fontul celulei, culoarea background-ului, a fontului etc. Criteriile pot fi definite in functie de continutul celulei sau in functie continutul altor celule.

Cateva excemple in care se poate folosi Conditional Formatting sunt pentru schimbarea culoarii fontului pentru celulele care au valori negative, sau background-ului valorilor duplicat.

Observatie: In Excel 2003, sau versiunile anterioare, se pot seta maxim 3 criterii pentru fiecare celule. Pentru a aplica mai mult de trei trebuie sa se foloseasca VBA.


Cum aplicam Conditional Formatting?


Pentru acest exemplu am folosit un tabel cu trei coloane: Nume client, Luna si Total vanzari si vom aplica Conditional Formatting pe coloana Total vanzari astfel:


  • schimbarea background-ului in mov pentru celulele a caror valoare este mai mare de 25000;
  • schimbarea background-ului in albastru deschis pentru celulele a caror valoare este mai mica de 20000.













miercuri, 11 aprilie 2012

Advanced Filter in VBA [Partea 4/4]

Buna,

Am revenit cu ultima partea din seria Advanced Filter. Astazi vom parcurge sintaxa vba pentru Advanced Filter si vom vedea 3 exemple pentru aceasta optiune:
Sintaxa VBA Advanced Filter

In VBA Advanced Filter are urmatoarea sintaxa:
expression .AdvancedFilter(Action, CriteriaRange, CopyToRange, Unique)
  • expression  - este camp obligatoriu si reprezinta obiectul de tip Range din VBA. Pentru Advanced Filter, acesta poate fi o coloana, o regiune de celule sau o zona definita prin optiunea Named Range;
  • Action - prezinta actiunea care se doreste prin aplicarea Advanced Filter. Este un camp obligatoriu si poate fi xlFilterCopy - datele sunt copiate intr-o zona definita sau xlFilterInPlace - filtrare in acelasi tabel;
  • CriteriaRange - in acest camp se scrie adresa regiunii in care sunt setate criteriile pentru filtrare. Acest camp este optional. Daca este omis, filtrarea se face fara criterii;
  • CopyToRange - acest camp se foloseste in cazul xlFilterCopy si se foloseste pentru a scrie adresa regiunii unde se doreste copierea datelor dupa filtare. Acest camp este optional.
  • Unique - Acest camp se foloseste atunci cand se doreste filtrarea inregistrarilor unice. Argumentele pot fi TRUE, atunci cand se doreste filtrarea unica si FALSE cand nu se doreste acest lucru. In mod implicit, campul este setat pe FALSE.
Filtrarea in acelasi tabel (Filter in place)

La fel ca in articolele anterioare am folosit acelasi tabel. Codul VBA folosit pentru filtrarea tabelului conform unor criterii este:

Public Sub FilterInPlace()

Worksheets("Advanced filter").Range("A1:C29").AdvancedFilter _
    Action:=xlFilterInPlace, _
    CriteriaRange:=Worksheets("Advanced filter").Range("F1:F2")
   
End Sub

luni, 2 aprilie 2012

Tips & Tricks - Top 5 scurtaturi pe care le folosesc cel mai des

Buna,

Va spuneam data trecuta ca vreau sa luam o pauza de la Advanced filter si sa vorbim putin de scurtaturi. Aproape orice are o scurtatura in Excel, si daca nu are poti face un macro pentru el :D. Trebuie sa recunosc ca eu nu folosesc cine stie ce scurtaturi dificile. Asa ca in continuare o sa va prezint 5 scurtaturi pe care le folosesc aproape zilnic.

Inainte de top, trebuie neaparat sa va aduc aminte de CTRL + S. Din propria experienta, va pot spune ca e foarte naspa sa lucrezi cu orele la cine stie ce fisier complicat si sa pice curentul sau sa se blocheze excelul. Asa ca mai bine apasati CTRL + S din cand in cand.


1. F2 - Editarea unei celule

Sunt sigura ca o folositi. Apasand F2  se poate edita celula activa, punctul de inserare fiind introdus la sfarsitul continutului din celula. Cand editarea in celula este inactiva, punctul de inserare se activeaza in bara de formule.

Nota: SHIFT+F2 se poate edita comentariul unei celule.

2. F4 - Modificarea referintei unei celule in editarea formulelor

In timp ce este scrisa sau editata o formula, se poate folosi F4 pentru a schimba referinta unei celulei pe care cursorul este activ. Apasand F4, excel schimba referinta unei celula intre relativa A2, absoluta $A$2, coloana relativa - rand absolut A$2 si coloana absoluta - rand relativ $A2.

Nota: CTRL+F4 se inchide fisierul selectat.

3. F3 - Afisarea Named Range-urilor definite

Tot mai des folosesc fisiere in care definesc multe Named Range-uri si imi este foarte greu sa imi amintesc denumirile lor cand scriu o formula. Scurtatura F3 am descoperit-o varea trecuta si de atunci o folosesc mereu. Apasand F3 vei obtine lista cu toate numele definite. Selecteaza unul din lista si va fi adaugat in locul unde este cursorul. Puteti sa il folositi in fomule, conditional formating, data validation etc.

Nota: SHIFT+F3 deschide caseta generala de inserarea a formulelor.


4. CTRL + D - Copierea continutului celulei de mai sus

CTRL+D este utilizata pentru a accesa comanda fill down, care copiaza continutul si formatul celulei de mai sus in celula sau celulele selectate.

Nota: CTRL+R utilizeaza comanda fill right pentru a copia continutul si formatul celuleli din stanga a celului sau celulelor selectate.

5. CTRL + C - Copierea continutului unei celule

CTRL+C este una din cele mai folosite scurtaturi in Windows.  In Office, Un CTRL+C urmat de un alt CTRL+C deschide fereastra Microsoft Office Clipboard. Este posibil, sa nu aveti activata aceasta optiune. In cadrul setariilor pentru clipboard se realizeaza activarea acestei scurtaturi.

Nota: CTRL+V insereaza continutul din Clipboard in punctul de inserare si inlocuieste orice selectie. Aceasta optiune este disponibila numai dupa ce s-a decupat sau copiat un text, obiect sau continutul unei celule.

         CTRL+X decupeaza celulele selectate.

He he primul articol fara nici o poza :D.

Va invit si pe voi sa ne impartasiti scurtaturile pe care le folositi cel mai des. Daca nu ati folositi scurtaturi pana acum acest articol este un prim pas spre a va obisnui cu cateva din cele mai folositoare scurtaturi.

duminică, 25 martie 2012

Complex criteria in Advanced Filter [Partea 3/4]

Buna,

Suntem la a treia parte din seria de articole despre Advanced Filter. Conform listei initiale, astazi vom afla cum setam zona de criterii folosind criteriile complexe:
Pentru exemplele de azi am folosit tabelul din articolele trecute. Coloana Venit am redenumit-o Valoare factura si am inserat inca o coloana numita Incasat.

Observatie: Cand se foloseste Advanced Filter utilizand criteriile complexe, in zona de criterii trebuie lasat titlul gol sau sa aiba un titlu diferit de titlurile din tabelul care se filtreaza.


















Filtrarea top n inregistrari

Pentru a filtra un tabel in functie de primele n valori de pe o coloana vom folosi formula Large. Am setat urmatorul criteriu, pentru a filtra top 5 valori facturate:









Prima celula din coloana Valoare facturata, D5, este comparata cu valorile rezultate din formula Large.  Functia Large  returneaza primele n valori (in cazul nostru 5) din coloana Valoare facturata. In cazul in care sunt mai multe valori egale, functia Large va returna mai mult de n valori.

duminică, 18 martie 2012

Exemple de setare a criteriilor de filtrare [Partea 2/4]

Buna,

Astazi vom continua cu a doua parte din seria de articole despre Advanced Filter:
Filtrarea inregistrarilor unice

 Printre alte optiuni, Advanced Filter ofera posibilitatea filtrarii valorilor unice sau extragerea acestora dintr-o lista. In acest exemplu am copiat coloana de clienti din tabelul de data trecuta. Din aceasta lista lista dorim sa extragem doar inregistrarile unice.
  • Selectati celulele pe care doriti sa le filtrati;
  • In bara de meniu, selectati tab-ul Data si apoi optiunea Advanced Filter;
  • In fereastra aparuta, selectati Copy to another location;
  • Lasati casuta pentru Criteria Range goala;
  • In casuta Copy to selectati prima celula din zona unde vreti sa se copieze datele;
  • Bifati optiunea Unique Records;
  • Apasati ok.














Filtrarea datelor intr-un alt sheet


Advanced Filter ofera posibilitatea filtrarii datelor si copierea acestora pe alt sheet decat tabelul initial. Insa pentru acest lucru este nevoie sa se urmeze urmatorii pasi:
  • Selectati o celula in sheet-ul unde doriti sa copiati datele;
  • In bara de meniu, selectati tab-ul Data si apoi optiunea Advanced Filter;
  • In fereastra aparuta, selectati Copy to another location;
  • In caseta List Range selectati tabelul pe care doriti sa il filtrati. Acest tabel trebuie sa fie in alt sheet decat cel care era activ cand ati selectat optiunea Advanced Filter;
  • In caseta Criteria Range selectati celulele in care ati definit criteriul de filtrare (optional);
  • In caseta Copy To selectati prima celula din zona in care doriti sa copiati datele filtrate. Aceasta celula trebuie sa fie din sheet-ul care era activ cand ati selectat optiunea Advanced Filter;
  • Apasati ok.












sâmbătă, 10 martie 2012

Template Balanta Personala UPDATE

Buna,

Zilele trecuta, in timp ce completam fisierul pentru luna februarie, mi-am dat seama ca am gresit o formula in sheet-ul in care se colecteaza datele pentru rapoarte.

Am modificat formula si puteti downloada fisierul updatat de la urmatoarul link: balanta personala.xlsx.

O sa revin in scurt timp cu partea a doua din seria despre Advanced Filter.

duminică, 4 martie 2012

Introducere Advanced Filter [Partea 1/4]

Buna,

Astazi vom incepe o serie de articole despre optiunea Advanced filter. Am impartit acest subiect in 4 articole:
  • Introducere Advanced Filter
  • Exemple de setare a criteriilor de filtrare
  • Complex criteria in Advanced Filter
  • Advanced Filter in VBA
Ce este Advanced Filter? 

Advanced Filter reprezinta o optiune in excel care ne permite filtrarea unei regiuni de date prin utilizarea criteriilor complexe. Principalele deosebiri existente intre Advanced Filter si AutoFilter sunt urmatoarele:
  • In loc de filtrare cu valori fixe sau criterii simple, Advanced Filter depinde de criterii definite de utilizator, care pot fi aplicate mai multor coloane simultan;
  • Optiunea Advanced Filter nu afiseaza optiunile de filtrare prin drop-down list pentru fiecare coloana ca atunci cand se foloseste AutoFilter;
  • In plus, Advanced Filter perminte crearea unei liste cu elemente unice avand ca sursa o lista cu elemente care se repeta;
Configurarea zonei de criterii (optional)

Pentru exemplul de azi am folosit un tabel cu urmtoarele coloane: Client, Produs, Venit.




















Pentru Advanced filter, se poate seta unul sau mai multe criterii pentru filtrarea tabelului.  Zona in care notam criteriile de filtrare trebuie sa aiba titluri care sa fie aceleasi cu titlurile tabelului pe care dorim sa il filtram.
In exemplul nostru, am configurat un criteriu de filtrare in zona F1:F2. Dupa ce vom aplica Advanced Filter tabelului, vom obtine un tabel doar cu vanzarile pe produsul Entera DB.











In zona pentru criterii se pot folosi si urmatorii operatori de comparare:
  • < mai mic
  • <= mai mic sau egal
  • > mai mare
  • >= mai mare sau egal
  • <> diferit de.

duminică, 26 februarie 2012

Adaugarea unei coloane calculate prin formula intr-un tabel

Buna,

La inceptul lunii ianuarie v-am prezentat cateva lucruri despre optiunea TABLE, care a fost introdusa incepand cu Office 2007. In articolul de astazi, m-am gandit sa va prezint o noua caracteristica a unui tabel realizat cu aceasta optiune.

De cele mai multe ori atunci cand lucram cu tabele este nevoie sa folosim o coloana calculata prin formula. In cele mai simple cazuri, avem nevoie sa calculam diferenta dintre doua coloane sau ponderea unei valori in total.

Pentru exemplul de azi folosim un tabel care contine urmatoarele coloane: Clientul, Produsul, Venitul estimat, Venitul realizat si Diferenta dintre realizat si estimat.













Selectam prima celula goala din coloana Diferenta, apoi incepem sa scriem formula: selectam din tabel celula Venit realizat, scriem semnul "-" si selectam celula Venit estimat. Aveti grija ca celulele selectate sa fie de pe acelasi rand cu celula in care scriem formula.




duminică, 19 februarie 2012

Tips & Tricks - Cum facem unhide la prima coloana/primul rand?

Buna,

Astazi vin in ajutorul vostru cu un mic pont despre cum facem sa apara coloana A sau randul 1 dupe ce a fost ascuns. Un prienten mi-a povestit, de curand, ca a intampinat greutati cu aceasta problema. Pana la urma a gasit un raspuns pe net dar mie mi s-a parut ceva foarte complicat pentru un lucru atat de simplu. Astazi vreau sa va prezint ambele variante.

Metoda 1

Dupa ce am ascuns prima coloana sau primul rand dintr-un sheet, selectam coloana B sau randul 2 si tinand mouse-ul apasat, mutam cursorul spre dreapta, respectiv stanga pana cand apare 2C sau 2R deasupra selectiei. 2C sau 2R inseamna cate coloane, respectiv randuri sunt selectate. Apoi apasam click dreapta undeva in coloana B sau randul 2 si selectam Unhide.












vineri, 10 februarie 2012

Grafice Scroll Bar - Scrolling Data Point

Buna,

Am revenit cat am putut de repede cu un articol despre crearea unui grafic Scrolling Data Point in Office 2007 si 2010. Deoarece nu vreau sa va plictisesc cu aceleasi informatii, astazi o sa va prezint doar acele parti care sunt diferite fata de metoda de lucru pentru a realiza acest grafic in Office 2003.













 
Configurarea fisierului 

Pentru acest exemplu am folosit acelasi tabel ca in fisierul pentru office 2003.


Inserarea graficului

Selectam tabelul nostru cu tot cu titlu, apoi alegem din bara de meniu tab-ul Insert si apoi din zona Charts alegem tabelul de tip linie. Titlul tabelului, culorile si alte configurari se vor face selectand unul din tab-urile din zona Chart tools, care se adauga barei de meniu cand este selectat graficul. 




duminică, 29 ianuarie 2012

Grafice Scroll Bar - Scrolling Data Point 2003

Buna,

In urma sondajului din ultimul post am aflat ca o persoana vrea sa afle mai multe despre optiunea Table si alta persoana vrea sa afle cum sa creeze un grafic ca cele din template-ul postat de Craciun.

Dupa mai multe cercetari, am aflat ca o parte din persoane nu au votat pentru ca folosesc office 2003 si nu pot folosi ceea ce am postat in ultima perioada. Asa ca m-am hotarat sa dedic acest post crearii graficelor Scroll Bar in Excel 2003, iar data viitoare sa realuam pasii pentru office 2007/2010.












Configurarea fisierului

Pentru acest exemplu, am creat un tabel in care pe prima coloana avem lunile si pe coloana a doua avem incasarile totale pentru fiecare luna.












sâmbătă, 14 ianuarie 2012

Template Balanta Personala - Personal Expense Tracker UPDATE

Buna,

Mi-a fost solicitata adaugarea unui tip de cheltuiala care este foarte comun dar pe care eu l-am uitat. Este vorba de cheltuiala cu chiria.

Am dat curs acestei solicitari si puteti downloada fisierele updatate de la urmatoarele link-uri: balanta personala.xlsx si balanta luna curenta.xlsx.

Ca sa pot scrie despre ce va intereseaza mai mult, va rog sa raspundeti la sondajul de mai jos pana luni 16.01.2012 ora 12:00. Va multumesc.

Ce subiect doriti sa aibe urmatoarea postare?





luni, 9 ianuarie 2012

Optiunea Table - Excel 2007

Mi-am propus ca in urmatoarele posturi sa detaliez cateva din optiunile pe care le-am folosit in template-ul balanta personala. De aceea, am ales sa va prezint in aceasta postare optiunea Table introdusa de Microsoft in Excel 2007.

Cand am inceput sa lucrez pe noile versiuni de Excel, nu prea am bagat in seama aceasta optiune pentru ca am crezut ca nu imi e de ajutor. Intre timp am studiat mai mult acest subiect si mi-am dat seama ca este foarte folositoare.


Cum cream un tabel?

Pentru a transforma datele dintr-un sheet intr-un tabe trebuie sa urmariti urmatoarele etape:
  1. Selectati o celula sau toata zona de celule pe care doriti sa o transformati in tabel.
  2. In bara de meniu alegeti Insert si apoi Table. O alta metoda ar fi ca in aceasta etapa sa apasati CTRL + T.
  3. In fereastra care se deschide trebuie sa alegeti daca tabelul are un rand de titluri si apasati ok.

















Daca doriti sa transformati o lista de date existenta intr-un tabel, iar aceasta lista contine randuri sau coloane goale este nevoie sa verificati regiunea pe care o selecteaza programul. Daca avem un rand gol, excel-ul va considera ca tabelul dorit se afla doar pana la randul gol. La fel se va intampla si in cazul unei coloane goale.

Pentru a transforma un tabel intr-un interval normal de celule, selectati orice celula din tabel, apoi apasati butonul Convert to Range din tab-ul Table Tools din bara de meniu.










luni, 2 ianuarie 2012

Template Balanta Personala - Personal Expense Tracker 2

Buna,

V-am promis zilele trecute ca o sa revin si cu un post pentru prezentarea sheet-ului de balanta lunara din template-ul pe care l-am postat. De asemenea, azi o sa va descriu si cum il folosim noi in mod curent impreuna cu Google Docs.

Balanta lunara

Sectiunea cheltuieli - am impartit cheltuielile pe categorii si subcategorii (coloana descriere). Pentru fiecare categorie exista si categoria alte cheltuieli, care se va folosi in cazul in care tipul respectiv de cheltuiala nu se potriveste cu nici o subcategorie existenta.













Dupa aceste doua coloane avem coloana Proiectat in care in functie de categorie si subcategorie se aduce suma proiectata din sheet-ul Setare fisier.

Dupa coloana Proiectat, urmeaza doua coloane in care se introduc cheltuielile efectiv realizate. Am introdus doua coloane pentru cei care vor folosi fisierul de catre doua persoane. Dupa ce se va introduce in sheet-ul Setare fisier numele celor doi titulari, titlurile celor doua coloane de realizat se vor individualiza.

Pe ultima coloana din sectiunea cheltuieli, se face diferenta dintre proiectat si realizat. Pe aceasta coloana am folosit conditional formatting pentru a ne atentiona vizual cand am depasit ceea ce am proiectat.